Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának Szervezetfejlesztése
Szikszó és Szikszói Kistérség
Szikszó város lakossága kb. 6200 fő. A város a megközelítőleg 20000 lakosú, 23 településből álló Szikszói Kistérség központja. Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának okmányirodája, I. fokú építésügyi hatósága, gyámhivatala a kistérség településein túl további községekre kiterjedő hatáskörrel rendelkezik. Így a polgármesteri hivatal lehetséges ügyfeleinek száma megközelíti a 30000 főt.
A fejlesztést indokló körülmények
A nagy ügyfélszámból adódóan a hivatal egyes szervezeti egységei nagyon leterheltek. Projektünk egyik célja az ügymenetek, folyamatok felülvizsgálata, racionalizálása, így a hivatal hatékonyabban képes a hozzá forduló lakossági és intézményi igényeket kielégíteni. Fontosnak tartjuk, hogy a vizsgálat során megalkossunk egy olyan módszert, mely alkalmas az önkormányzati szervezet illetve szervezeti egységek teljesítményének mérésére, így a hivatali munka minősége folyamatosan ellenőrizhető legyen. A polgármesteri hivatal által nyújtott szolgáltatások igénybevételét nehezíti, hogy a kistérség földrajzi elhelyezkedéséből adódóan, a Cserehát egyes településein több, mint 30 km távolságra vannak Szikszótól. Ennek megkönnyítésére illetve az összes potenciális ügyfél tájékoztatása céljából egy webes felületet kívánunk létrehozni, mely minden érintett településről elérhető, és tartalmazza az egyes ügyek leírását, az ügymenethez szükséges űrlapokat és egyéb kapcsolódó információkat. Így bizonyos ügyeket már otthonról, ezen a felületen keresztül is kezdeményezhet az ügyfél. Kevesebb alkalommal kell utaznia, továbbá felkészülten, a szükséges dokumentumokkal, esetleg már kitöltött űrlapokkal érkezik. A szikszói a 33 legelmaradottabb kistérség csoportjába tartozik. Településeinken jelentős a munkanélküliek száma, magas a cigány etnikum aránya, a falvak lakossága elöregedett. Nagyon magas azon ügyfelek száma, akik valamilyen okból szociális ellátásra szorulnak. A polgármesteri hivatal szociális ügyekkel foglalkozó szervezeti egységei és intézményei túlterheltek. A túlterhelés oka részben az igénylők nagy száma, részben az ügymenethez szükséges információcsere lassúsága, szervezeti kapcsolatok nem hatékony működése.
A fejlesztés célja
Projektünk segítségével fel kívánjuk deríteni az ügyintézést lassító problémákat. Felül kívánjuk vizsgálni és racionalizálni a külső, belső és intézményi kapcsolatokat. A polgármesteri hivatal jelenlegi működése során gyakori probléma, hogy az ügyeit elintézni kívánó állampolgár nem a megfelelő szervezeti egységet, ügyintézőt keresi fel, vagy ügyei intézése közben egyéb szervezeti egység közreműködése is szükséges. Így az ügyfél irodáról-irodára jár, nem érti ennek okát, és bosszankodik. Ennek kiküszöbölésére és az ügyintézés hatékonyságának növelése céljából egyablakos rendszert kívánunk bevezetni azon ügymenetek esetében, ahol ez célszerű.
Települési költségvetés-teljesülés
A polgármesteri hivatal munkájának jelentős részét pénzügyi feladatok teszik ki. A település költségvetésének megtervezése, elkészítése, majd a gazdálkodás nyomon követése, a költségvetés teljesülésének ellenőrzése fontos feladat. A költségvetési gazdálkodás eredményességének növelése céljából szabályozni kívánjuk projektünk segítségével a költségvetés elkészítésének és elfogadásának folyamatát. A költségvetés-teljesülés monitoring rendszerét és annak számítógépes támogatását is meg kívánjuk valósítani.
További feladatok
A változásokat a szervezeti és működési szabályzat átdolgozásával rögzíteni szükséges. Továbbá fontos a szabályzatok készítéséhez, elfogadásához, módosításához, kivonásához kapcsolódó tevékenységek pontos behatárolása, kapcsolódó szabályrendszer elkészítésé. Számos új eljárás, módszer kerül bevezetésre, melyek megismerése csak egy részletes oktatási, betanítási folyamat útján lehetséges. A bevezetésre kerülő módszerekről, továbbá a projektszemlélet erősítéséért, a pályázatírói ismeretek megszerzése és bővítése, közbeszerzési ismeretek elsajátítása céljából képzési blokkot, képzési tervet is tartalmaz a projekt.
Támogatók
Projektünk megvalósulását az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség teszi lehetővé az Új Magyarország Fejlesztési Terv Államreform Operatív Programjának keretében.
